Termeni și condiții

1. Introducere și acceptarea termenilor

Prezentul document („Termenii") stabilește termenii și condițiile de utilizare a aplicației BillXpress („Aplicația" sau „Serviciul"), proprietatea SC BillXpress SRL („Compania", „noi", „nostru"), cu sediul social la București, Sector 3, Șos. Mihai Bravu, nr. 434, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J40/2024/37329006, având CUI 50810437.

Prin crearea unui cont, accesarea sau utilizarea Aplicației în orice mod, confirmați că:

• Ați citit, înțeles și acceptat integral prezentul document;
• Aveți capacitatea juridică deplină de a încheia acest acord;
• Aveți autoritatea de a acționa în numele entității juridice pe care o reprezentați (dacă este cazul);
• Veți respecta toate legile și reglementările aplicabile în utilizarea Serviciului.

2. Definiții

• „Utilizator" – Orice persoană fizică sau juridică care accesează, utilizează sau încearcă să utilizeze Aplicația, indiferent dacă deține sau nu un cont.
• „Cont" – Secțiunea securizată din Aplicație creată de Utilizator pentru accesarea funcționalităților disponibile.
• „Servicii" – Toate funcționalitățile oferite prin intermediul Aplicației, inclusiv, dar fără a se limita la: facturare electronică, gestiune financiară, integrare cu ANAF, administrarea documentelor contabile, gestionarea stocurilor, emiterea de facturi și rapoarte.
• „Conținut" – Orice date, informații, documente, fișiere sau materiale încărcate, transmise sau stocate de Utilizator în Aplicație.
• „Servicii terțe" – Orice servicii sau sisteme externe cu care Aplicația se integrează, inclusiv sistemele ANAF (E-Factura, SPV), procesatori de plăți sau alți furnizori.

3. Descrierea serviciului

BillXpress este o platformă software-as-a-service (SaaS) care oferă soluții de facturare electronică și gestiune financiară. Serviciul este furnizat „CA ATARE" („AS IS") și „CONFORM DISPONIBILITĂȚII" („AS AVAILABLE").

Ne rezervăm dreptul de a:

• Modifica, suspenda sau întrerupe orice parte a Serviciului în orice moment, cu sau fără notificare prealabilă;
• Actualiza, îmbunătăți sau modifica funcționalitățile Aplicației;
• Impune limite de utilizare sau stocare;
• Restricționa accesul la anumite funcționalități în funcție de planul de abonament.

4. Condiții de utilizare și eligibilitate

Pentru a utiliza Aplicația, trebuie să:

• Aveți cel puțin 18 ani sau vârsta majoratului legal în jurisdicția dumneavoastră;
• Aveți capacitatea juridică deplină de a încheia contracte obligatorii;
• Nu vă fie interzisă utilizarea Serviciului conform legilor aplicabile;
• Furnizați informații corecte, complete și actualizate la înregistrare.

5. Contul utilizatorului și securitatea

5.1. Responsabilitatea contului: Sunteți integral responsabil pentru:

• Menținerea confidențialității credențialelor de acces (nume de utilizator, parolă, coduri de autentificare);
• Toate activitățile care au loc în contul dumneavoastră, indiferent dacă sunt autorizate sau nu;
• Notificarea imediată a Companiei în cazul oricărei utilizări neautorizate sau breșe de securitate;
• Asigurarea că persoanele cărora le acordați acces respectă acești Termeni.

5.2. Măsuri de securitate recomandate: Vă recomandăm insistent să:

• Utilizați parole puternice și unice;
• Activați autentificarea în doi factori (2FA) dacă este disponibilă;
• Nu partajați credențialele de acces cu terți;
• Vă deconectați după fiecare sesiune, în special pe dispozitive partajate.

COMPANIA NU VA FI RESPONSABILĂ PENTRU NICIO PIERDERE SAU DAUNĂ REZULTATĂ DIN NERESPECTAREA ACESTOR OBLIGAȚII DE SECURITATE.

6. Obligațiile utilizatorului

Prin utilizarea Serviciului, vă angajați să:

• Furnizați informații exacte, complete și actualizate;
• Utilizați Serviciul doar în scopuri legale și în conformitate cu legislația aplicabilă;
• Nu transmiteți conținut ilegal, fraudulos, defăimător, obscen sau care încalcă drepturile terților;
• Nu încercați să accesați neautorizat sistemele, datele altor utilizatori sau infrastructura Companiei;
• Nu interferați cu funcționarea normală a Serviciului;
• Nu utilizați Serviciul pentru activități de spamming, phishing sau distribuire de malware;
• Nu încercați să dezasamblați, decompilați sau să faceți inginerie inversă asupra Aplicației;
• Nu revândeți sau redistribuiți Serviciul fără acordul scris al Companiei;
• Mențineți backup-uri proprii ale datelor critice.

7. Integrarea cu ANAF și servicii terțe

7.1. Servicii terțe: Aplicația se poate integra cu servicii terțe, inclusiv sistemele ANAF (E-Factura, SPV), procesatori de plăți și alți furnizori.

7.2. Declinarea responsabilității pentru servicii terțe:

• Nu avem control asupra disponibilității, funcționalității sau politicilor serviciilor terțe;
• Nu garantăm compatibilitatea continuă cu serviciile terțe;
• Nu suntem responsabili pentru erorile, întârzierile sau indisponibilitatea serviciilor terțe;
• Modificările efectuate de serviciile terțe pot afecta funcționalitatea Aplicației fără o notificare prealabilă din partea noastră.

7.3. ANAF și E-Factura: Integrarea cu sistemele ANAF este oferită pentru facilitarea conformității fiscale. Cu toate acestea:

• UTILIZATORUL RĂMÂNE SINGUR RESPONSABIL pentru corectitudinea și legalitatea documentelor transmise către ANAF;
• Nu garantăm acceptarea documentelor de către ANAF;
• Nu suntem responsabili pentru penalități, amenzi sau sancțiuni aplicate de autoritățile fiscale;
• Funcționalitatea integrării depinde de disponibilitatea și specificațiile tehnice ale sistemelor ANAF.

8. Proprietate intelectuală

8.1. Drepturile Companiei: Toate drepturile de proprietate intelectuală asupra Aplicației, inclusiv, dar fără a se limita la: codul sursă, designul, grafica, logo-urile, textele, algoritmii și documentația, sunt și rămân proprietatea exclusivă a Companiei sau a licențiatorilor săi.

8.2. Licență limitată: Vă acordăm o licență limitată, neexclusivă, netransferabilă și revocabilă de a utiliza Aplicația în conformitate cu acești Termeni, exclusiv pentru scopurile dumneavoastră interne de afaceri.

8.3. Conținutul utilizatorului: Păstrați toate drepturile asupra Conținutului pe care îl încărcați în Aplicație. Prin încărcarea Conținutului, ne acordați o licență limitată de a procesa, stoca și afișa acest Conținut exclusiv în scopul furnizării Serviciului.

9. Tarife, plăți și abonamente

9.1. Planuri și tarife: Serviciul poate include funcționalități gratuite și funcționalități premium disponibile contra cost. Tarifele actuale sunt disponibile pe website-ul oficial și pot fi modificate cu notificare prealabilă.

9.2. Facturare: Abonamentele sunt facturate în avans pentru perioada selectată (lunar sau anual).

9.3. Politica de rambursare: PLĂȚILE EFECTUATE SUNT FINALE ȘI NERAMBURSABILE, cu excepția cazurilor expres prevăzute de legislația aplicabilă privind protecția consumatorilor. Nu se acordă rambursări parțiale pentru perioade neutilizate.

9.4. Neplată: În cazul neplății, ne rezervăm dreptul de a suspenda sau limita accesul la Serviciu până la efectuarea plății.

10. Limitarea răspunderii

10.1. Declinarea garanțiilor: În măsura maximă permisă de legea aplicabilă, serviciul este furnizat „ca atare" și „conform disponibilității", fără nicio garanție de niciun fel, expresă sau implicită, inclusiv, dar fără a se limita la:

• Garanții de comercializare sau adecvare pentru un anumit scop;
• Garanții privind disponibilitatea neîntreruptă sau funcționarea fără erori;
• Garanții privind securitatea sau integritatea datelor;
• Garanții privind acuratețea sau completitudinea informațiilor.

10.2. Limitarea daunelor: În niciun caz compania, directorii, angajații, agenții sau afiliații săi nu vor fi responsabili pentru:

• Daune indirecte, incidentale, speciale, consecutive sau punitive;
• Pierderi de profit, venituri, date, utilizare sau oportunități de afaceri;
• Costuri de achiziție a serviciilor de substituție;
• Întreruperea activității comerciale;
• Coruperea sau pierderea datelor;
• Accesul neautorizat la datele dumneavoastră;
• Breșe de securitate sau atacuri cibernetice;
• Erorile sau omisiunile din conținutul generat;
• Orice alte daune, chiar dacă am fost informați despre posibilitatea unor astfel de daune.

10.3. Plafonul răspunderii: În orice caz, răspunderea totală a companiei pentru orice pretenții legate de serviciu nu va depăși suma plătită de dumneavoastră pentru serviciu în ultimele 12 luni sau 500 lei, oricare sumă este mai mică.

10.4. Excepții: Unele jurisdicții nu permit excluderea anumitor garanții sau limitarea răspunderii pentru anumite tipuri de daune. În astfel de cazuri, răspunderea noastră va fi limitată în măsura maximă permisă de legea aplicabilă.

11. Securitatea datelor și breșele de securitate

11.1. Măsuri de securitate: Implementăm măsuri de securitate rezonabile din punct de vedere comercial pentru a proteja datele, inclusiv criptare SSL/TLS, backup-uri periodice și izolarea datelor per client.

11.2. FĂRĂ GARANȚII DE SECURITATE: CU TOATE ACESTEA, NICIUN SISTEM NU ESTE 100% SIGUR. NU GARANTĂM ȘI NU PUTEM GARANTA SECURITATEA ABSOLUTĂ A DATELOR DUMNEAVOASTRĂ. RECUNOAȘTEȚI ȘI ACCEPTAȚI CĂ:

• Transmiterea datelor prin internet implică riscuri inerente;
• Breșele de securitate pot apărea în ciuda eforturilor noastre rezonabile;
• Nu suntem responsabili pentru accesul neautorizat rezultat din acțiuni în afara controlului nostru rezonabil;
• Trebuie să mențineți propriile măsuri de securitate și backup-uri.

11.3. Notificarea breșelor: În cazul unei breșe de securitate care vă afectează datele personale, vă vom notifica în conformitate cu legislația aplicabilă (GDPR).

12. Indemnizare

Sunteți de acord să despăgubiți, să apărați și să exonerați Compania, directorii, angajații, agenții și afiliații săi de orice pretenții, daune, obligații, pierderi, răspunderi, costuri sau datorii și cheltuieli (inclusiv onorariile avocaților) rezultate din:

• Utilizarea sau accesarea Serviciului de către dumneavoastră;
• Încălcarea acestor Termeni;
• Încălcarea oricăror drepturi ale terților, inclusiv drepturi de proprietate intelectuală sau de confidențialitate;
• Conținutul pe care îl încărcați sau transmiteți prin Serviciu;
• Orice activitate desfășurată în contul dumneavoastră.

13. Forță majoră

Compania nu va fi responsabilă pentru nicio întârziere sau neîndeplinire a obligațiilor cauzată de circumstanțe în afara controlului său rezonabil, inclusiv, dar fără a se limita la:

• Dezastre naturale, pandemii, epidemii;
• Războaie, acte de terorism, tulburări civile;
• Atacuri cibernetice, atacuri DDoS, malware;
• Defecțiuni ale infrastructurii de internet sau telecomunicații;
• Defecțiuni ale serviciilor terțe (inclusiv ANAF, furnizori de hosting, procesatori de plăți);
• Acțiuni sau inacțiuni ale autorităților guvernamentale;
• Modificări legislative sau de reglementare;
• Greve sau alte conflicte de muncă.

14. Suspendarea și încetarea

14.1. Suspendarea de către Companie: Ne rezervăm dreptul de a suspenda sau limita accesul la Serviciu, imediat și fără notificare prealabilă, în cazul în care:

• Încălcați acești Termeni;
• Suspectăm activități frauduloase sau ilegale;
• Este necesar pentru protejarea securității Serviciului sau a altor utilizatori;
• Este cerut de autorități sau prin lege.

14.2. Încetarea de către Utilizator: Puteți înceta utilizarea Serviciului în orice moment prin închiderea contului.

14.3. Efectele încetării: La încetare:

• Licența dumneavoastră de utilizare încetează imediat;
• Trebuie să exportați datele înainte de încetare;
• Ne rezervăm dreptul de a șterge datele după o perioadă rezonabilă;
• Sumele plătite nu sunt rambursabile.

15. Confidențialitate și protecția datelor

15.1. Prelucrarea datelor: Colectăm și prelucrăm datele personale în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 (GDPR) și legislația română aplicabilă.

15.2. Politica de confidențialitate: Detalii complete privind prelucrarea datelor personale sunt disponibile în Politica de Confidențialitate, disponibilă pe website.

15.3. Drepturile dumneavoastră: Aveți dreptul de acces, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție conform GDPR.

16. Modificarea termenilor

16.1. Ne rezervăm dreptul de a modifica acești Termeni în orice moment. Modificările vor fi publicate pe website cu indicarea datei ultimei actualizări.

16.2. Pentru modificări substanțiale, vom depune eforturi rezonabile pentru a vă notifica prin e-mail sau prin Aplicație.

16.3. CONTINUAREA UTILIZĂRII SERVICIULUI DUPĂ PUBLICAREA MODIFICĂRILOR CONSTITUIE ACCEPTAREA TERMENILOR MODIFICAȚI. Dacă nu sunteți de acord cu modificările, trebuie să încetați utilizarea Serviciului.

17. Dispoziții generale

17.1. Integralitatea acordului: Acești Termeni constituie întregul acord între dumneavoastră și Companie privind utilizarea Serviciului și înlocuiesc orice acorduri anterioare.

17.2. Separabilitate: Dacă orice prevedere a acestor Termeni este considerată invalidă sau inaplicabilă, celelalte prevederi rămân în vigoare.

17.3. Renunțare: Neexercitarea sau întârzierea în exercitarea unui drept nu constituie o renunțare la acel drept.

17.4. Cesiune: Nu puteți cesiona sau transfera drepturile sau obligațiile din acești Termeni fără acordul nostru scris prealabil. Noi putem cesiona drepturile și obligațiile noastre fără restricții.

17.5. Comunicări: Comunicările legate de acești Termeni vor fi transmise prin e-mail sau prin Aplicație. Sunteți responsabil de menținerea actualizată a adresei de e-mail.

18. Legislația aplicabilă și soluționarea litigiilor

18.1. Legea aplicabilă: Acești Termeni sunt guvernați și interpretați în conformitate cu legislația din România.

18.2. Soluționare amiabilă: În cazul oricărui litigiu, părțile vor încerca mai întâi să îl soluționeze pe cale amiabilă, prin negocieri de bună-credință, în termen de 30 de zile de la notificarea scrisă a disputei.

18.3. Competența instanțelor: În cazul în care negocierile nu duc la o soluționare, litigiul va fi soluționat de instanțele competente din București, România.

19. Contact

Pentru orice întrebări, solicitări sau notificări legate de acești Termeni și Condiții, ne puteți contacta la: